Lorsqu’on est une entreprise qui compte plusieurs collaborateurs, la gestion des frais liés à leurs déplacements peut vite s’avérer être un casse-tête. Quoi de mieux pour se simplifier la vie que de leur proposer une carte carburant qui saura satisfaire dirigeants et collaborateurs ?
Sommaire
Comment obtenir une carte carburant ?
Avant tout, il est nécessaire de comparer les offres que proposent les différentes cartes carburant afin de bien vérifier qu’elles correspondent à vos attentes et vos besoins. En effet, toutes ne proposent pas les mêmes services. Une fois fait, il vous suffit de vous rendre sur le site de la carte carburant que vous aurez choisi, de suivre les étapes indiquées et de remplir un contrat d’adhésion.
Comment utiliser la carte carburant ?
La carte carburant s’utilise pour faire le plein à la station-service mais permet aussi de payer le parking, les stations de lavage, les péages ainsi que les bornes de recharges. Ce sont, la plupart du temps, des cartes multi enseignes qui facilitent l’accès à n’importe quelle station essence offrant une sérénité aux collaborateurs lors de leurs déplacements.
Pourquoi choisir une carte carburant ?
Ces cartes carburant comprennent de nombreux avantages tant pour le(s) dirigeant(s) de l’entreprise que pour ses collaborateurs.
Avantages pour les entreprises
Les avantages sont nombreux et permettent au(x) dirigeant(s)s de simplifier la comptabilité de l’entreprise en matière de dépenses de carburant. Détaillons les:
- Gestion des notes de frais: Fini les éternels tickets remis par les collaborateurs et qui prennent un temps fou à rentrer dans le logiciel de comptabilité. Grâce à la carte carburant, tout se fait de façon numérique et automatique. Les frais générés par les collaborateurs sont visibles immédiatement par les dirigeants lorsque le paiement se fait avec la carte carburant et permet une visibilité rapide et directe.
- Un gain de temps: Les frais peuvent être directement reportés sur le logiciel de comptabilité octroyant un gain de temps inestimable permettant ainsi de se consacrer à des tâches plus importantes.
- Paramétrages des cartes: Il est possible pour le dirigeant, avant de confier la carte, d’en définir son utilisation notamment en déterminant au préalable, le plafond de dépense ou encore les heures d’utilisation.
- Suivre et analyser les dépenses de son entreprise: En tant qu’entreprise, il est important d’avoir accès à tout moment à des informations détaillées concernant chaque véhicule mais aussi d’avoir une vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise liées à la mobilité des collaborateurs. Cette fonctionnalité permet, entre autres choses, à l’entreprise de récupérer plus facilement la TVA sur le carburant.
Avantages pour les collaborateurs
Si les dirigeants y trouvent des avantages, les collaborateurs aussi.
- fini les avances de frais: En tant que collaborateurs, avancer les frais de déplacements professionnels peut vite s’avérer compliqué. Et si cela impacte directement les finances personnelles, l’autre argument, et non des moindres, est que dans certaines entreprises, obtenir le remboursement de ces derniers devient parfois un vrai casse-tête. La carte carburant est donc le compromis idéal pour éviter tout litige d’un côté comme de l’autre.
- La fin des justificatifs papiers: Oublier ou perdre un justificatif, c’est forcément arriver au moins une fois à tous le monde; Avec le système de la carte carburant, plus besoin d’y penser et de les stocker. Tout est informatisé !
